Hai inviato una mail anziché fare una telefonata perché non avevi il tempo, hai scritto al tuo collega per verificare se partecipasse alla riunione anziché alzarti dalla scrivania e chiederglielo direttamente. Oppure hai voluto mettere per iscritto quanto si è detto nell’ultima call perché “resti”.
Sono tutte azioni “lecite” e che ognuno di noi compie ogni giorno senza pensarci. Già, ma hai mai pensato a quanto inquina una mail? Molto più di quanto tu creda, come scopriremo in questo articolo.
Quanto inquina una mail? Largo ai numeri
Tutti i messaggi di posta elettronica inquinano non poco. Stando a quanto dice Ademe, Agenzia francese per l’ambiente e la gestione dell’energia, una mail da 1 megabyte emette circa 19 grammi di CO2.
Di per sé non sembra un grande numero, ma prova a pensare più in grande. Immagina un’azienda di 50 dipendenti in cui ognuno invia 5 mail al giorno per 5 giorni alla settimana. In una giornata, ognuno di loro produce 95 grammi di CO2 che, moltiplicati per 50, fanno ben 4750 grammi di CO2! Se moltiplichiamo questo numero per 5, quanti sono i giorni lavorativi in questa azienda (senza contare il weekend), arriviamo a 23750 grammi di CO2, vale a dire quasi 24 kg!
Per capirci meglio: se una macchina produce circa 150 grammi di CO2 per Km è come dire che 5 mail al giorno mandate da 50 dipendenti in una settimana lavorativa equivalgono a quasi un viaggio in auto da Milano a Reggio Emilia (che distano 154 km).
Cosa significa questo? Che mentre percepiamo “facilmente” quanto inquina un’automobile e, volendo, possiamo scegliere forme di mobilità sostenibile come il treno o il carpooling, difficilmente siamo consapevoli di quanto inquini una mail.
La usiamo infatti molto spesso e per qualsiasi cosa anche quando basterebbe, come dicevamo prima, andare a parlare direttamente con il collega o fare una breve telefonata. Così come per scambiarsi file e informazioni si potrebbe usare il cloud.
Nel mondo aziendale, peraltro, non è una sorpresa: l’email è il secondo canale più usato per condividere i contenuti con i colleghi relativamente all’azienda, al settore ecc…: a farlo, secondo il Demand Gen Report è il 70% dei professionisti.
Ma la mail non è solo uno strumento di comunicazione tra le persone: secondo il Content Marketing Institute, l’87% dei marketer B2B usa la posta elettronica come canale di distribuzione.
Perché una mail inquina?
L’inquinamento della mail è dovuto al fatto che nell’inviare un messaggio di posta elettronica c’è il consumo energetico del computer insieme a quello dei server che aiutano a far arrivare il messaggio a destinazione.
Come sappiamo, i server, già di loro, consumano una notevole quantità di energia elettrica non solo per essere alimentati ma per il loro sistema di raffreddamento. Ecco perché cambia molto se invii una mail da 1 megabyte o da 10 megabyte: la quantità di energia che serve ai server per funzionare e raffreddarsi è indubbiamente maggiore.
La mail dunque è un esempio di digital footprint che ha un effetto sull’ambiente.
Come ridurre l’impatto ambientale delle tue mail
È vero: possiamo scegliere dei server che utilizzano energia rinnovabile – e non sarebbe affatto una cattiva idea – ma oltre a questo ci sono delle buone azioni che ognuno di noi può fare per ridurre l’inquinamento delle mail.
Ecco alcuni consigli pratici, da applicare già da oggi:
1. Chiediti se è davvero necessario inviare quella mail
Prima di inviare una mail chiediti se puoi far arrivare il tuo messaggio in modo diverso. Per esempio: puoi chiamare la persona e confrontarti per telefono? Oppure può essere più proficuo organizzare un incontro? Optare per l’una o l’altra soluzione potrebbe ridurre considerevolmente il numero di mail: ne basta giusto una per organizzare quando vederti con quella persona o per chiederle quando vi potete sentire.
Ancora: è un collega che incontrerai tra poco al lavoro? Se sì, è proprio necessario che tu gli scriva mentre sei in metro, magari dal cellulare? Se non è niente di urgente – e se lo fosse forse meglio una chiamata – aspetta di vederlo per confrontarti dal vivo.
2. Comprimi gli allegati e usa il cloud
Stai per inviare una mail con un allegato di 10 mega? Prova a ridurlo: online ci sono tanti tool gratuiti per comprimere pdf, immagini, power point e quant’altro.
Oppure usa il cloud: in questo modo eviterai di inviare e ricevere mail in continuazione per conoscere le varie modifiche. Ti arriverà giusto una segnalazione quando la persona ha introdotto qualche cambiamento. Inoltre, potrai visionare il documento in qualunque momento senza avere la necessità che qualcuno ti avvisi con un messaggio di posta.
3. Disiscriviti dalla newsletter che non ti interessano
Lo facciamo tutti: ci iscriviamo alle newsletter pensando che riusciremo a leggerle però questo spesso non accade. Fai allora una disamina di tutte quelle mail che hai ricevuto e non hai mai aperto: se sono passati mesi o addirittura anni, vuol dire che non ti interessano! In questo caso, vai sul pulsante ad hoc e annulla la sottoscrizione. L’ambiente ringrazierà.
4. Cancella le email inutili
Fare un repulisti della propria posta elettronica è importante. Ci sono persone che lasciano nella propria casella di posta email che risalgono a 5 o 10 anni prima. A meno che non sia per un motivo in particolare – ma in qual caso meglio salvarla altrove ché non si sa mai – cancella le mail vecchie. Inoltre, svuota costantemente il cestino.
5. Evita di mettere tutti in copia quando mandi una mail
Ultimo consiglio, ma non meno importante: evita, quando mandi una mail aziendale, di mettere in copia anche persone non direttamente interessate alla conversazione. Spesso le persone che sono in CC tendono a non leggere quelle mail pertanto non farai altro che appesantire la loro casella di posta e usare ancora di più i server. Manda le mail alle persone che sono davvero coinvolte in quello che dici, le altre, piuttosto, aggiornale ogni tanto senza intasare la loro posta.
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